20 éves a PTE Egyetemi Levéltára

Két évtizede működik a Pécsi Tudományegyetemen az Egyetemi Levéltár. Az egység vezetőjét, Lengvári Istvánt kérdeztem múltról és jövőről.

Miért jött létre a PTE Egyetemi Levéltár?
2000-ben, az integrált Pécsi Tudományegyetem létrejöttekor szembesült mindenki azzal, mennyire sok irattári anyag található a jogelőd intézményekben és a karokon. Az Egyetemi Levéltár létrehozásához ezeknek az anyagoknak a központosított és szakszerű kezelésén túl egy külső hatás is hozzájárult, ugyanis más felsőoktatási intézményekben is ekkoriban születtek meg az egységes központi levéltárak, illetve az akkori fenntartó is szorgalmazta, hogy jöjjön létre egy ilyen egység a PTE-n belül is. Magának a szaklevéltárnak a léte azért is kényelmes az egyetem számára, mert az iratkezelés felügyeletét így nem egy külső levéltár látja el, hanem „házon belül” meg lehet oldani.
A levéltár kérdését az Egyetemi Könyvtár akkori főigazgatójára, dr. Fischerné dr. Dárdai Ágnesre bízták, aki pályázatot írt ki a leendő egység vezetői posztjára, amit elnyertem. Mind a minisztériumnak, mind az Egyetemi Könyvtár vezetésének az volt az elképzelése, hogy a PTE Egyetemi Levéltára ne a könyvtár égisze alatt, hanem különálló entitásként működjön.

A PTE Egyetemi Levéltár története így 2003. október 15-tel kezdődött, majd 2005. július elsejével jött létre az önálló szaklevéltár. Ez példamutató volt akkor országos szinten is, hogy a jogszabályok teljes betartásával, önállóan, és önálló költségvetéssel működik a Levéltár. Azt kell mondjam, hogy a PTE mindenkori döntéshozói eddig maximálisan támogatták a Levéltárat feladatai elvégzésében.

Pontosan milyen feladatokat lát el az Egyetemi Levéltár?
Az egyik fontos feladatunk az iratkezelés felügyelete, illetve az, hogy az eddigi és jelenleg keletkezett iratok bekerüljenek a levéltárba. Be kellett hoznunk az elmúlt 80-90 évben keletkezett lemaradást az iratbeszállítást illetően, vagyis el kellett és el kell érnünk, hogy minden, a PTE jogelőd intézményeiben keletkezett irat ­­- például az Erzsébet Tudományegyetem Rektori hivatalának anyagai vagy az akkori bölcsészkaron keletkezett iratok - a Levéltárunkba kerüljenek. Mivel megfelelő raktárkapacitás áll a rendelkezésünkre, előre is tudtunk dolgozni ezen a folyamaton: ahol lehetett, átvettük a karoktól az anyagokat, hogy az iratkezelés ne ott generáljon plusz feladatokat. Az is kihívás, hogy tudatosuljon: nem mindent kötelező megőrizni ezek közül az anyagok közül, lehet selejtezni is.

Milyen iratoknak kell bekerülniük a Levéltárba?
Ezt a PTE Iratkezelési Szabályzata tisztázza, tételesen felsorolva minden olyan iratot, melyet kezelni kell. A szabályzat kitér arra is, mennyi ideig kell ezeket megőrizni, vagy hány év után kell a Levéltárnak átadni: ez általában egyébként 15 év.

Milyen más funkciókat láttok el ezen túl?

Minden olyan kezdeményezést támogatunk, mely az egyetem történetéhez az iratokon keresztül járul hozzá.

Ezek a megkeresések érkezhetnek az egyetem vezetésétől, egy közösségtől vagy egy tanszéktől, akár egy jeles évforduló, akár egy jeles professzor alakjának ünneplésére. Igazi szinergia szokott kialakulni ilyenkor - mi megadjuk a történelmi hátteret, a szakmacsoportok pedig a saját tudásukat.  Történelmünk illetve aktorainak bemutatásának igényéből fakadt az Almanach projekt is, mely online és nyomtatott formában is elérhető módon mutatja be a Pécsi Tudományegyetem és jogelődei oktatóit és kutatóit. A közeljövőben kerül sor a harmadik kötet megjelenésére.
Természetesen a nagyobb évfordulókhoz is kapcsolódtunk: így volt ez a középkori pécsi egyetem alapításának 650 éves jubileuma kapcsán rendezett eseménysorozat és a 2023-ban kicsúcsosodó centenáriumi programok kapcsán is. Utóbbi keretében egyebek között a létrehoztuk az Iratpillanatok című projektet, mely várhatóan a Centenáriumi programsorozaton túlmenően is folytatódni fog. Ennek lényege, hogy a nálunk tárolt iratokból olyan érdekes válogatást közlünk, mely az érdeklődő olvasók számára is befogadható és az egyetemi kommunikáció például kvízjátékokhoz is felhasználhatja az ott közölt információkat.
Számunkra is fontosak ezek az alkalmak, hiszen áll rendelkezésünkre lehetőség és anyagi forrás ahhoz, hogy nagyobb szabású konferenciákat szervezzük, bemutassuk eredményeinket, köteteket adjunk ki. Emellett részt veszünk az egyetemi oktatásban is, a BTK, MIK és KTK kéri fel a levéltár dolgozóit órák tartására. Részt veszünk az egyetem művelődéstörténeti folyóiratának, a Per aspera ad astra című művelődéstörténeti folyóiratának szerkesztésében is.

Úgy tudom, a centenáriumi ünnepi programsorozat keretében további kötetek is megjelennek a levéltár gondozásában.
Következő, még idén megjelenő kötetünk Szögi László és Csibi Norbert: A pécsi felsőoktatás intézményeinek hallgatói (1850-1923) c. munkája. A szerzőpáros a pécsi felsőoktás történetének egyik legfontosabb forrásának megjelentetésére vállalkozott: a Pécsi Joglíceum és a Püspöki Szeminárium hallgatóságát dolgozza fel az egész országra kiterjedő anyaggyűjtés és feldolgozás keretében.

Az Almanach III. kötete és a 2021-es és 2022-es levéltári napi konferenciák kötetei mellett, egy különleges mű megjelentetésére is sor kerül.

Zsigmond Anna, az összehasonlító neveléstudomány kutatója, egyetemünk volt oktatója édesapja, Zsigmond László életútjának első szakaszát dolgozta fel. Zsigmond László az Erzsébet Tudományegyetem volt bölcsészhallgatójának, a későbbi elismert történész tanulóéveinek városaiba, Mohács, Bajára, és Pécsre kalauzolja el az olvasót a szerző. Bemutatja az iskoláztatás színtereit, a korabeli oktatáspolitika történetét, a települések, városok legfontosabb korabeli jellemzőit Zsigmond László tanintézményein keresztül. A szerző kutatásait visszaemlékezések, dokumentációk feldolgozásai mellett levéltári adatgyűjtéssel is kiegészítette, így a PTE Egyetemi Levéltárból is közli a Zsigmond Lászlóra vonatkozó forrásokat.

Kutatással is foglalkoztok?
Így van, munkatársaimmal együtt részt veszünk országos kutatási projektekben is , hogy csak egy példát ragadjak ki: részt vettünk a két világháború közötti hallgatók országos adatbázisának létrehozásában. Egy levéltárnak az iratkezelésen, a belső feldolgozó munkán túl kutató- és ügyfélszolgálat is a feladata. Mindenkit bátorítok is arra, hogy jöjjön el a levéltárba kutatni.

Szerencsére az elmúlt 20 év alatt köztudottá vált, hogy lehet hozzánk kérdésekkel fordulni, például ha valaki ki akarja deríteni, hogy felmenői mekkortól meddig jártak az Erzsébet Tudományegyetemre vagy a PTE más jogelőd intézményébe. Vannak olyan kutatóink, akik egy-egy átfogó projekt keretében akár heteket, hónapokat töltenek el a levéltárunkban, és vannak, akik majdnem minden héten jönnek hozzánk egy-egy ügyben - ők lassan családtagoknak számítanak.

Természetesen arra is van lehetőség, hogy ne személyesen kelljen kutatni - egy-egy irat vagy adat esetében szkennelt anyag révén is tudunk tájékoztatást nyújtani. Nyilván egy nagyobb lélegzetű, több doboznyi irat átfésülését igénylő kutatásnál személyesen érdemes átböngészni anyagainkat. Ennek megkönnyítésére segédleteket készítünk, a feldolgozás során egyenként, iratszinten készítünk jegyzéket.
Sok az ügyfélszolgálati munka, és talán a legkevésbé látszik, de fontos feladatot teljesítünk akkor is, amikor az állampolgárok elveszett irataikat keresik. Ha valaki korábban akár csak egy felsőfokú szakképzést teljesített, de azt a PTE-n vagy jogelődjeiben végezte, és valamilyen okból (például hazai vagy külföldi tanulmányokhoz vagy kurzuselismertetéshez) szüksége van korábbi tanulmányainak igazolására, azokat akár írásban akár személyesen minden korlátozás nélkül megismerheti, arról igazolást kaphat.

Hogyan változott ezalatt a két évtized alatt az infrastrukturális, és hogyan a személyi állomány?
A Rákóczi 80-ban kezdtünk a Könyvtárban. 2010-ben az Egyetemi Könyvtár a Szepesy utca 1-ből átköltözött az abban az évben átadott Tudásközpontba, így mi elfoglalhattunk a helyüket a Széchenyi tér északnyugati sarkán. Az ETK-val voltunk egy épületben, ám a kar dinamikus fejlődéséhez szükség volt a teljes épületre.

Így került az Egyetemi Levéltár a Mátyás király utca 15. szám alá. Önálló épületben, az összes korábban adott helyszínnél nagyobb kutatóteremben tudjuk fogadni az érdeklődőket és a kutatókat.

Ez egy régi, műemlék épület a 18. század végéről, a homlokzat helyreállítása és a nyílászárók korszerűsítése egy nemrég kezdődött projekt keretében zajlik, a kivitelezési munkák 2024 tavaszára várhatók. Magát az épületet, illetve ötévente a raktárainkat is minősíti a levéltári szakfelügyelet - elmondhatom, hogy a jó adottságú levéltárak közé tartozunk, a raktár megfelelő hőmérséklet és páratartalom értékekkel rendelkezik.
Ami a személyi állományt illeti: fél hónappal a felvételem után csatlakozott hozzám Acél Róbert kollégám, aki máig velünk dolgozik. Aztán lettünk hárman-négyen, végül a 4 fő maradt. Ennyien már megfelelő ellátottságot tudunk biztosítani. A 20 év alatt néhány kolléga változott, de nem jellemző, hogy gyors lenne a fluktuáció.

Milyen kihívásokat, új irányokat látsz a PTE Egyetemi Levéltár előtt?
Már a kezdetekben is látható volt, de egyre nagyobb teret nyer a digitalizáció. Ennek két irányát lehet meghatározni: azt, hogy a régebben keletkező iratok digitálisan elérhetőek legyenek az állampolgárok számára (a Hungaricana portálon), illetve azt, hogy az eleve elektronikusan keletkező iratokat is megőrizzük, kezeljük. Utóbbiak levéltári “elhelyezése” már megindult és idén ősz végén próbáljuk egy pilot projekt keretében megvizsgálni, hogy hogyan tudja ezeket az elektronikus iratokat a levéltár átvenni”. Megváltozott és kiszélesedett a levéltárat felkereső kutatók száma is, és bár sokan vannak, de nem feltétlenül csak a családtörténészek.
Úgy gondolom, a PTE Egyetemi Levéltár azért lehet sikeres, mert a karok, intézetek, illetve a könyvtár a kezdetektől fogva korrekt partnereink voltak és ahogy említettem az egyetem vezetésének támogatását is végig bírtuk.